درباره ما
سامانه همایش های دانشگاه پیام نور در حقیقت یک دبیرخانه اینترنتی است که مراکز دانشگاهی پیام نور کمک می کند تا همایش های علمی خود را در سطح بین المللی ، ملی و منطقه ای بدون نگرانی از درگیری با روش های سنتی دریافت مقالات و داوری آنها برگزار کنند . این سامانه کلیه مراحل برگزاری یک همایش از راه اندازی وب سایت و اطلاع رسانی تا ثبت نام و دریافت مقالات و داوری آنها و اعلام نتیجه و دریافت هزینه ها را به راحتی مدیریت می کند .
ثبت نام و دریافت مقالات
پس از اینکه وب سایت همایش راه اندازی شد و اطلاع رسانی های لازم صورت گرفته نوبت به ثبت نام و ارسال مقالات توسط کاربران است . کاربران با مراجعه به سامانه ای که تهیه کرده اید و ثبت نام در آن کنترل پنلی در اختیار دارند و می توانند اقدام به ثبت عنوان مقاله و ارسال فایل های مورد نظر نمایند . در طول مدت ثبت نام کاربران قادر به ویرایش اطلاعات و اصلاح فایل های خود هستند . اما با پایان یافتن مهلت ارسال که به طور اتوماتیک صورت می پذیرد مقالات ، آماده ارسال جهت داوری می شوند .
فرآیند داوری مقالات
پس از اینکه مهلت ارسال مقالات پایان پذیرفت ، دبیرخانه چند داور میانی را به سامانه معرفی کرده و مقالات را برای آنها به کمک سامانه ارسال می کند . داوران میانی با ورود به کنترل پنل خود قادر به دیدن مقالات بوده و می توانند نسبت به داوری مستقیم روی آنها و یا ارسال جهت داوران نهایی اقدام نمایند بدیهی است پس از فرآیند داوری ، داور پذیرش یا عدم پذیرش مقاله ، نوع پذیرش و توضیحات لازم برای هر مقاله را در کنترل پنل ثبت می کند . این تغییر وضعیت مقاله به پذیرش یا عدم پذیرش به طور اتوماتیک به اطلاع دبیرخانه و پژوهشگر می رسد .
اعلام نتایج و اطلاع رسانی
هر مقاله از ابتدای ثبت عنوان در سامانه تا انتهای مرحله داوری وضعیت های متفاوتی را تجربه می کند شامل ثبت مقاله ، دریافت فایل ها ، ارسال برای داور میانی ، ارسال برای داور نهایی ، رد یا پذیرش و ... پژوهشگر در هر زمان با مراجعه به کنترل پنل خود قادر به دیدن آخرین وضعیت مقاله خود و تاریخچه وضعیت های مقاله خود خواهد بود . دبیرخانه هم می تواند طوری سیستم را تنظیم کند تا مراحل فوق از طریق ایمیل یا SMS به اطلاع پژوهشگران برسد .
تاریخ های مهم
هر همایش چند تاریخ مهم دارد ، شامل شروع ثبت نام ، شروع ارسال مقاله ، پایان ثبت نام ، پایان ارسال مقاله ، شروع داوری ، اعلام نتایج داوری و روز برگزاری . دبیرخانه به کمک کنترل پنلی که در اختیار دارد قادر است این تاریخ ها را معین نماید . پس از آن سامانه به طور اتوماتیک فرآیند های را مدیریت می کند و البته دبیرخانه قادر به تمدید تاریخ های فوق نیز می باشد .
فرآیندهای مدیر سامانه
- ایجاد همایش
- تعریف مدیران همایش (دبیرخانه)
- مدیریت کلی پژوهشگران و کاربران
- آرشیو همایش‌ها و مقالات
- تنظیمات کلی سامانه
فرآیندهای داوری
- دریافت مقالات توسط سرداوران از دبیرخانه
- تقسیم مقالات بین هیات داوران
- تکمیل فرم های ارزیابی
- ثبت امتیاز و نتیجه نهایی داوری مقالات
- اعلام اصلاحات
- و ...
فرآیندهای دبیرخانه هرهمایش
- تعریف محور های همایش
- تعریف نوع مقالات (چکیده ، اصل ، پوستر ، سخنرانی)
- تعریف انواع شرکت در همایش و هزینه ها
- معرفی سرداوران و هیات داوران
- ایجاد فرم های ارزیابی ، شاخص ها و امتیازات
- مدیریت پژوهشگران ثبت نام شده
- مدیریت و مشاهده مقالات رسیده
- ارسال مقالات برای هیات داوران
- ارسال مقالات برای هیات داوران
- مدیریت سایت اطلاع رسانی همایش
- صدور گواهی
فرآیندهای پژوهشگران
- مراجعه به سامانه همایش و یا زیر سایت همایش مورد نظر
- ثبت نام در سامانه
- عضویت در همایش
- ارسال مقالات
- مشاهده نتیجه داوری
- پرداخت هزینه